Voor de organisatie is een werkgroep gevormd door de Boekmanstichting in samenwerking met Helleke van den Braber, hoogleraar Mecenaatsstudies Universiteit Utrecht, tevens verbonden aan de Radboud Universiteit en Toine Minnaert, universitair docent Universiteit Utrecht. Projectleider van het congres is Gyonne Goedhoop.
Voor de inhoudelijke selectie van de ingezonden papers en de invulling van het palet aan sprekers is een redactie van onderzoekers en beleidsmakers gevormd die ook fungeert als klankbord voor de organisatoren.
De redactieraad bestaat uit: Pauwke Berkers (Erasmus Universiteit), Helleke van den Braber (Radboud Universiteit / Universiteit Utrecht), Toine Minnaert (Universiteit Utrecht), Siela Ardjosemito-Jethoe (Diversity and Inclusion Officer Hogeschool der Kunsten Den Haag), Lonneke Regter (directeur Fonds Sluyterman van Loo), Rento Zoutman (directeur Rotterdamse Raad Kunst en Cultuur).